LA GESTIÓN DOCUMENTAL
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La gestión
documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de
empresas. La promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos de
trabajo, la agilidad… Muchas ventajas relacionadas con la adopción de un sistema
de este tipo, pero ¿qué es exactamente, qué define a un sistema de gestión documental y qué es lo que
podemos esperar de él, qué hace falta para que funcione?
Normalmente,
cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos viene a la cabeza es
escanear documentos para deshacernos del papel. Sin embargo esto es sólo rascar
la superficie. La gestión documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado
que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos
nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él. Demos un repaso a las
principales áreas que debería englobar un sistema de este tipo para que se
pueda considerar como un elemento definitorio en la modernización de nuestra
compañía.
Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital
de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo
debe contar con algún método de referenciación o indexación (automático o no),
que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos
sin grandes esfuerzos.
Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si
pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están
relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos,
etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión
empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los
documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos
introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos
duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la
efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele
estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su
revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas
manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de
trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante
otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o
elminar completamente. Si os suena esta situación, seguro que apreciaréis la
mejora productiva que puede suponer.
Estos son a
grandes rasgos los puntos que me parecen clave en un sistema de este tipo,
cuanto más integrado esté en nuestra organización y sus procesos productivos,
más rendimiento obtendremos de él. Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues
depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que
maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar
trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de
estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete
completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y
rentabilizar la inversión que hagamos.
Desarrollo de la gestión documental
Durante
siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales
básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros
o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas
de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos,
que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de
sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad
administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión
documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos
en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o
electrónico.
El uso
del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la
experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años
60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable
Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus de bases de datos.
Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se
hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de
bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras
aplicaciones ofimáticas.
En la
actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y
sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato
electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos,
bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta
Un
sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:
Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución,
creación, autenticación.
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Almacenamiento
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¿Dónde
guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?
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Recuperación
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¿Cómo
puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar
buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la
recuperación?
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Clasificación
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¿Cómo
organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén
archivados siguiendo el sistema más apropiado?
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Seguridad
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¿Cómo
evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la
destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica
oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
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Custodia
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¿Cómo
decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados?
¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?
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Distribución
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¿Cómo
distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar
para distribuir los documentos?
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Workflow
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¿Si
los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las
reglas para el flujo de estos documentos?
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Creación
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¿Si
más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento,
cómo se podrá colaborar en esas tareas?
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Autenticación
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¿Cómo
proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno
y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y
cumplimos sus estándares para la autentificación?
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PRODUCCIÓN
DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
RECEPCIÓN
DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que son remitidos por una persona natural o jurídica.
DISTRIBUCIÓN
DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
TRÁMITE
DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
ORGANIZACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos
CONSULTA
DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido
DISPOSICIÓN
FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier
etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o
Tablas de Valoración Documental.
