LA GESTIÓN DOCUMENTAL

LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de empresas. La promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad… Muchas ventajas relacionadas con la adopción de un sistema de este tipo, pero ¿qué es exactamente, qué define a un sistema de gestión documental y qué es lo que podemos esperar de él, qué hace falta para que funcione?

Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos viene a la cabeza es escanear documentos para deshacernos del papel. Sin embargo esto es sólo rascar la superficie. La gestión documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él. Demos un repaso a las principales áreas que debería englobar un sistema de este tipo para que se pueda considerar como un elemento definitorio en la modernización de nuestra compañía.

Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos.

Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.

Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o elminar completamente. Si os suena esta situación, seguro que apreciaréis la mejora productiva que puede suponer.

Estos son a grandes rasgos los puntos que me parecen clave en un sistema de este tipo, cuanto más integrado esté en nuestra organización y sus procesos productivos, más rendimiento obtendremos de él. Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos.

Desarrollo de la gestión documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus de bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

Almacenamiento	¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?
Recuperación	¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?
Clasificación	¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad	¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
Custodia	¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?
Distribución	¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?
Workflow	¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?
Creación	¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Autenticación	¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.